Zorg dat u niet voor verrassingen komt te staan en organiseer zelf dat er transparantie is rondom het onderhoudscontract. Dit artikel beschrijft wat hierbij komt kijken en wat de voordelen zijn van goed contractbeheer. Het is van toepassing zowel voor ondernemingen die hun bestaande contracten willen evalueren als voor ondernemingen die een nieuw contract willen opstellen.

Steeds meer organisaties krijgen te maken met het uitbesteden van het onderhoud. Het komt in de praktijk maar al te vaak voor dat er problemen ontstaan door onduidelijkheid over wat welke partij doet of zou moeten doen. Daarnaast wordt steeds meer geld uitgegeven aan het verlenen van onderhoudswerkzaamheden en services. Door de hoeveelheid aan verschillende leveranciers neemt de complexiteit van het beheer van de onderhoudscontracten toe.

Momenteel is er een tendens gaande waarbij operationele organisaties overgaan naar beheerorganisaties. Concreet betekent deze overgang dat de onderhoudswerkzaamheden steeds meer worden uitbesteed. Aanleidingen hiervoor zijn bijvoorbeeld; kostenbeheersing, het richten op de interne kerncompetenties en de vergrijzing binnen veel technische organisaties. Ook komt het voor dat een organisatie genoodzaakt is om specialistische onderhoudskennis voor specifieke apparatuur in te huren. Om voor alle partijen duidelijkheid te verschaffen worden de afspraken omtrent de werkzaamheden vastgelegd in een onderhoudscontract.

Tijdens de looptijd van een contract is het van belang dat de gemaakt afspraken ook worden nageleefd. De interne beheerorganisatie van de opdrachtgever die hier verantwoordelijk voor is, kan dit alleen realiseren als de afspraken bij het afsluiten van het contract goed zijn vastgelegd.

Belang van registratie van contractgegevens

Waarom is een gestructureerde vorm van contractbeheer noodzakelijk? De ervaring leert dat onderhoudscontracten naast veel geld vaak ook veel tijd kosten om te beheren. Met name het afhandelen van allerlei zaken die niet goed zijn vastgelegd in het contract kost gedurende de looptijd van het contract veel tijd.

Of het nu gaat om tijdbesparing of kostenbesparing, voor beide gevallen is het sleutelwoord ‘transparantie’. Zorg ervoor dat in een onderhoudscontract duidelijk vast ligt wat de afspraken zijn, hoe de verantwoordelijkheden liggen en tegen welke kosten de omschreven werkzaamheden worden verricht.

Het belang voor goed contractbeheer is al meerdere malen beschreven. In dit artikel wordt een concrete oplossing aangereikt om hiermee proactief aan de slag te gaan.

Lees meer in FMT 12/2009