Boven – Header
Boven – Header

De verbeterboom brengt Cosis in beweging

Door de samenwerking van Promens Care en Novo ontstond Cosis. De organisatie deed de belofte: de cliënt staat centraal. Om deze belofte waar te maken omarmde de organisatie de filosofie van continu verbeteren.

Sinds 2013 werken Promens Care en Novo samen onder de naam Cosis. Deze organisatie biedt in Groningen en Drenthe zorg voor mensen met een beperking op meer dan 200 locaties. Met het samengaan deed Cosis de belofte: de cliënt staat centraal. Om deze belofte waar te maken omarmde de organisatie de filosofie van continu verbeteren. Dit is vormgegeven in het programma STEK, wat staat voor ‘Samen Toekomstgericht op Eigen Kracht’. Het programma is bedoeld om zorglocaties te ondersteunen en te stimuleren om zelf kleine stappen te zetten naar betere zorg. Sinds 2017 werkt Cosis samen met LCG als trainingspartner om het eerste succes verder uit te breiden. Jannie Geertsema, zorgposthoofd in Winschoten vertelt ons hierover: “De locaties in Winschoten draaiden mee in de opstartfase van het programma. De resultaten zijn inmiddels tastbaar.” Geertsema neemt ons mee en maakt een keuze uit grote hoeveelheid aan kleine successen.

Onderbrekingen in aanwezigheid
“Als begeleiders niet op de groep aanwezig zijn, kan dit leiden tot onveiligheid. Van pesterijtjes tot fysiek onveilige situaties. Bovendien vinden begeleiders het zelf onprettig om hun aanwezigheid op de groep te moeten onderbreken. Eén van de kleine stappen die in Winschoten is het maken een lijst met werkzaamheden die veroorzaken dat een begeleider zijn of haar aanwezigheid op de groep moet onderbreken. Vaak zijn deze onderbrekingen van korte duur, maar komen ze veelvuldig voor. Stap voor stap is bekeken welke van deze werkzaamheden door bewoners als dagbestedingsactiviteit kon worden uitgevoerd. Dat bleek veel meer dan vooraf gedacht. Bovendien zijn dit activiteiten die elke dag terugkomen. Het opnemen van de telefoon, het bevoorraden van de centrale huiskamers, het klaarzetten van ontbijt en lunch, het bereiden van het avondmaal, het rondbrengen van de post en doen van de was zijn slechts enkele voorbeelden. Het effect werkt aan twee kanten. Cliënten voeren met trots hun nieuwe taken uit en voelen zich nuttig. Begeleiders merken het effect van minder onderbrekingen in hun aanwezigheid”, legt Geertsema uit.

Gereedschap
Een ander mooi voorbeeld is de situatie van de tuingereedschappen. “Er bleek een structureel tekort aan gereedschap om de groenwerkzaamheden te kunnen uitvoeren. Er is niet besloten om direct een investering te doen in nieuw gereedschap. In plaats daarvan is samen met bewoners gezocht naar de oorzaak van het tekort. Uiteindelijk was er niet zozeer een tekort aan gereedschap, maar was het gereedschap vooral kapot of kwijtgeraakt. Samen met vrijwilligers zijn de bestaande gereedschappen opgeknapt. Tegelijkertijd is een mooie opslag gemaakt, waarin alle spullen een eigen vaste plek hebben gekregen. Op die manier kun je altijd zien waar wat moet staan en merk je automatisch wat er ontbreekt. De opslag is ontworpen door en voor de groep verstandelijk beperkten. Zij voelen zich hier de eigenaar van en zijn er trots op.”

De verbeterboom
Nienke Leemrijse volgde de opleiding bij LCG vanuit haar rol als coach in het programma STEK. Zij heeft het team in Winschoten begeleid. Misschien wel de belangrijkste verbetering zijn de verbeterbomen: “Op de locatie staat op twee centrale plekken een appelboom. Hierin kunnen appels worden gehangen met daarop geschreven complimenten en mogelijke verbeterpunten. Alle appels worden periodiek besproken door een team op locatie. In dit team zitten cliënten en begeleiders. De belangrijkste complimenten worden gedeeld en belangrijkste verbeterpunten worden omgezet in nieuwe kleine stappen. Met de appelboom op locatie en de bekendheid van haar bedoeling blijft het verbeteren doorgaan. Er is continuïteit en de locatie is niet langer afhankelijk van mijn rol als coach. Uiteraard is ook het maken van de appeltjes weer een dagbestedingsactiviteit. Daarmee wordt de betrokkenheid vergroot. Een kleine maar zinvolle bijdrage aan het verbeteren van de zorg.”

Resultaten
De organisatie merkt dat medewerkers gelukkiger worden naarmate er meer verbeterd wordt. De zingeving groeit en het enthousiasme werkt inspirerend. Leemrijse blikt tevreden terug op de startperiode: “STEK kun je zien als de Lean-filosofie in een Cosis-maatpak. Als coaches zijn wij opgeleid in Lean. Wij waren hierin de pioniers in de organisatie. Mede door ons enthousiasme en de behaalde resultaten worden inmiddels meer collega’s opgeleid. Zij worden ook uitgedaagd om met verbeteren aan de slag te gaan.”

Continu verbeteren
Continu verbeteren betekent dat je nooit echt klaar bent. Het gaat er vooral om dat je in beweging komt. Leemrijse blikt in Winschoten terug op de verbetering van de communicatie richting de familieleden of naasten van cliënten: “Traditioneel een punt waar altijd ruimte voor verbetering te vinden is. In overleg met cliënten, begeleiders en verwanten is de tijd genomen om erachter te komen wat er onder goede communicatie wordt verstaan en wat er verbeterd kan worden aan de huidige manier. Er zijn verschillende experimenten gedaan met de vorm waarin de communicatie over activiteiten op locatie plaatsvindt. Uiteindelijk bleek dat niet eens zozeer de manier van communiceren, maar vooral het gesprek erover heeft geleid tot meer begrip en betrokkenheid. En wat bleek, daarmee volgde een verhoogde waardering van communicatie. Dus niet de manier van communiceren, maar onderling begrip zorgde voor verbetering.”

Vooruitblik
“Cliënten genieten vooral van het leveren van een zinvolle bijdrage. Naast het effect van de verbeteringen, zie ik ze opbloeien door het meedenken. Een verhoogde mate van autonomie binnen gestelde kaders, daar haalt onze doelgroep heel veel waardering uit. Bovendien is dit volledig in lijn met onze visie van het continu streven naar meer grip op het leven.” En als Jannie terugkijkt naar wat ze zelf heeft geleerd: “Ik heb moeten leren om steeds meer beslissingen niet zelf te nemen, maar zó te faciliteren dat het team dit kan. Dat vond ik wennen, maar gaat me steeds beter af. Want ook mijn team raakt gemotiveerd van het autonomie uitoefenen in hun vakgebied. Natuurlijk gaat hierin niet alles perfect, ook niet bij ons”, zo sluit Geertsema af.

“Waar voorheen nog weleens lang werd gepraat, bieden de Lean-instrumenten een houvast om tot actie over te gaan. Leren door te doen, heerlijk!”, luidt de conclusie van Leemrijse.

FMT Gezondheidszorg Nieuwsbrief

U wilt op de hoogte blijven van de technologie, wetenschap en innovatieve huisvesting in de zorg. Abonneer u daarom nu gratis op de elektronische nieuwsbrief van FMT Gezondheidszorg.
Name
Email
Secure and Spam free...