Boven – Header
Boven – Header

Ziekenhuizen manen leveranciers tot actie om producten juist te coderen (UDI)

Veel ziekenhuizen werken aan een waterdicht registratiesysteem voor implantaten en andere medische hulpmiddelen. Helaas kunnen ze nog altijd niet blind varen op de barcodes. Hennie Mulder van Máxima MC en Landelijke Vereniging van Operatieassistenten tijdens de 36e GS1 Healthcare Conference in New Delhi: ”Zonder goede UDI kunnen we niet aan de wetgeving voldoen. De patiënt is de dupe. Dat wil toch niemand? Leveranciers weten al een paar jaar dat dit eraan zit te komen. Ze moeten dit nu écht snel voor elkaar krjgen.”

In New Delhi vertelt de operatieassistent Hennie Mulder over hoe een recall van borstprotheses leidde tot ingrijpen van de Nederlandse overheid. Het is op 1 januari 2020 dat het Landelijk Implantaten Register (LIR) in werking treedt. Op 26 mei 2020 volgt de Europese Medical Device Regulation (MDR). Voor beide geldt dat de Unique Device Identifier een belangrijke rol speelt in de registratie van implantaten.

In de operatiekamer de barcode scannen zou voldoende moeten zijn om een implantaat aan een patiënt te koppelen en de bijbehorende gegevens toe te voegen aan het elektronisch patiëntendossier (EPD). De praktijk is weerbarstig. “Vaak ontbreekt het in onze sector gewoon aan een goede barcode. Soms staat op de buitenverpakking wel de goede code, maar op de binnenverpakking een onbruikbare. Of is het barcodelabel aangebracht op de plek waar de verpakking moet worden geopend. Dat soort problemen kun je je niet veroorloven in de operatiekamer.”

Scannen en inboeken zorgt voor minder misgrijpen en betere recalls

Het scannen van implantaten in de operatiekamer doet Máxima MC al sinds 2012. De invoering van het LIR was voor het ziekenhuis aanleiding om het hele proces rondom implantaten onder handen te nemen. Dat begint al in het magazijn waar de producten binnenkomen. “Door de UDI te scannen, kunnen de producten meteen worden ingeboekt. De magazijnmedewerkers zien meteen of een implantaat naar de operatiekamer naar de locatie in Eindhoven of Veldhoven moet.”

“Het hele proces wordt door scanning veel minder foutgevoelig, waardoor we minder vaak misgrijpen”

Operatieassistenten kunnen zien of een implantaat al is binnengekomen en waar het zich bevindt. Door in de operatiekamer het implantaat te scannen, wordt dat product automatisch van de voorraad afgeboekt. Als het aantal implantaten onder een bepaald niveau daalt, wordt een bestelvoorstel gegenereerd om de voorraad weer op peil te brengen. “Het hele proces wordt door scanning veel minder foutgevoelig, waardoor we minder vaak misgrijpen. En door de koppeling van het ERP-systeem met het EPD kunnen we bij een recall meteen zien welke patiënten we moeten terugroepen. In het verleden moesten we daarvoor het archief in en alle papieren dossiers doorworstelen.”

Meer registratiesystemen

Het LIR is niet het enige register waarmee het EPD wordt gekoppeld. Zo heeft orthopedie een registersysteem dat wordt gebruikt voor het monitoren van kwaliteit en wetenschappelijk onderzoek (LROI). “Dit geldt ook voor registers voor plastisch chirurgie (borstimplantaten) of hartkatheterisatie. Overigens wordt niet alleen op de operatiekamers gescand, ook op de poliklinieken kunnen we implantaten digitaal registreren via het scannen van een barcode. Denk bijvoorbeeld aan het inbrengen van een spiraaltje of het plaatsen van stents op de afdeling radiologie.”

Helemaal klaar is Máxima MC nog niet

Helemaal klaar is Máxima MC nog niet. Scanners waren nog niet gekoppeld aan het EPD en aan het inkoopbestelsysteem. Het afgelopen jaar is dit nieuwe inkoopbestelsysteem geïmplementeerd. Dat wordt nu getest. Belangrijk om te kunnen garanderen dat alles op 1 januari correct werkt. “Dit is een behoorlijk grote exercitie, waarvoor meer nodig is dan alleen het installeren en integreren van systemen. Zo hebben we bijvoorbeeld veel tijd gestoken in eenduidige omschrijving van artikelen. De één praat bijvoorbeeld over een afvalzakje, de ander over een instrumentzakje. Dat is hetzelfde zakje, daarover mag straks geen misverstand meer bestaan.”

“Het LIR is zelfs een half jaar uitgesteld om de sector meer tijd te geven”

Eén van de uitdagingen vormen de leveranciers. Mulder toont begrip dat leveranciers tijd nodig hebben hun ICT- en productiesystemen aan te passen, maar geeft tegelijkertijd aan dat ze al wel geruime tijd weten dat ze hun medische producten van een UDI moeten voorzien. “Ze weten al een paar jaar dat dit eraan zit te komen. De introductie van het LIR is zelfs een half jaar uitgesteld om de sector meer tijd te geven. Ik roep alle leveranciers op om nog voor 1 januari hun zaken op orde brengen.”

FMT Gezondheidszorg Nieuwsbrief

U wilt op de hoogte blijven van de technologie, wetenschap en innovatieve huisvesting in de zorg. Abonneer u daarom nu gratis op de elektronische nieuwsbrief van FMT Gezondheidszorg.
Name
Email
Secure and Spam free...